【取材アポ取りの流れ】電話?メール?フリーライターの取材準備方法!

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私は仕事で観光地の取材をすることが多く、その度に取材先へアポを取っています。対人取材でも大体同じ手順かと思いますが、私が取材するまでにどんな準備をしているかを簡単にまとめてみました。ライターさんによっては、電話でアポを取る、メールでアポを取る、どちらかに分かれるかもしれません。両方のメリットとデメリットもあわせて触れます。

 

取材って、クライアントによってはアポまで取ってくれることもありますが、大抵の場合ライターが直接取らなければならないことが多いですよね。会社員のころは営業さんがやってくれていたこと……。こういう手間を思うとめんどくさいな、と思うこともありますが、アポ取り含めて責任を持つのがフリーライターの仕事だと思うようになりました。

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取材が決まったらアポを取る

クライアントから「ここを取材してほしい」と言われたら、まずアポを取ることから始めます。取材には、取材先の情報を調べるなど下調べも必要ですが、まずアポ取りが大事。取材まで日程がない場合ならなおさらです。

取材申請から許可まで時間がかかることも多い

なぜ早くアポ取りをしなければならないか。それは、取材先によっては申請から決裁がおりるまでに時間がかかることも多いからです。

電話やメールで「取材したいんですが~」と聞いてOKをもらえたとしても、そこから書類を作成して手続きを取らなければならないところも多いのです(特に観光名所・神社・お寺・美術館などの施設)。

日程はいつ、という決まりがない取材ならいいですが、その日限りのイベントなどの場合は絶対にその日取材しなければなりませんよね。アポ取りが遅れて万が一取材できないなんてことになったら大変です。

クライアントからどれくらいの余裕をもって依頼されるかにもよりますが、なるべく早めに、遅くとも1週間前までにはアポを取っておきましょう

 

アポ取りの際に聞いておく・伝えておくことを準備

アポ取りの際は、スムーズに話を進められるようにあらかじめ要点をまとめておきましょう。

名乗る(どういうメディアの、何というライターか)

取材したい内容(何を目的に取材するかを明確にする 例:イベント、施設紹介)

日時(取材する日程。できれば取材に要する時間も伝える。人物取材や施設取材の場合、先方の都合に合わせられるように取材日をいくつか設定しておくと親切)

掲載予定日(紙媒体なら発行日、WEBなら公開日を伝える。はっきりしていない場合は大体の予定を伝える)

取材内容(人へのインタビューが必要かどうか、撮影の規模など)

 

だいたいこの内容を準備しておけばスムーズに取材を進められます。

先方に聞くこととしては、日時の都合や撮影で機材を使用できるかどうかなど。飲食店の場合はあらかじめ撮影しようと思っている料理名を伝え、準備してもらえるかどうかを確認します。

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アポ取りは電話?メール?

アポ取りは電話がいいのかメールがいいのか、これは人によってスタイルが違うところですが、私はまず電話で連絡をするようにしています。メールだと確認してもらえないこともあり、許可をもらうまでに時間がかかるので避けています。

が、電話、メール双方にメリット・デメリットはあります。場合によってはメールがいいこともあります。

電話の場合

電話は確認してもらえないということがありません。メールのように、受信トレイの中に埋もれて発見すらしてもらえないリスクがないのです。

だから、確実にアポをとるなら電話がおすすめです。私はこれが怖くて必ず電話でアポを取ります。

相手の方が忙しいかも」「後々メールで書類を送るなら二度手間」と思うかもしれません。

でも、相手が忙しいとしたら、もしかしたら「めんどくさい」と思ってそのまま無視されるかもしれません。電話で直接伝えれば、断られたとしてもその瞬間に「取材はNGだ」ということがわかります。メールで連絡して返事が返ってこなかったら、何時間も何日もやきもきすることになるでしょう。

書類を送付するから二度手間になる。確かにこれは電話のデメリットのひとつです。私も「どうせメールで書類送らなきゃならないならメールで済ませればいいんじゃ?」と思うこともあります。でも、唐突に取材依頼のメールに取材申請書を添付して送るより、あらかじめ電話して名前を名乗り「では後ほどメールにて資料を送らせていただきます」と伝えておくだけで印象がよくなると思いませんか?

二度手間であっても、この手順をふんでおくことで確実にアポを取ることができます。

 

そもそも、相手によっては電話しか連絡手段がない場合も多いです。「FAXで送って」「郵送して」と言われることもありますね。メールアドレスが記載されていてもあまりチェックしていないところもあるので、やはり見落とされる可能性はぬぐえません。

 

メールの場合

メールでアポを取ったほうがいい場合。それは、取材先のHPなどに「取材申請フォーマット」があるような場合です。「取材する場合はこれに記入してメールしてくださいね~」と明記されている場合はメールでOKだと思います。

それがあったとしても、見落とされるのが怖い、早く取材できるかどうか確認したいという場合は合わせて電話しておくのがおすすめ。メールで書類を送った後でも大丈夫です。

 

まとめ

私の場合はこんなふうにアポ取りをするよ~という内容を簡単に紹介しました。

ライターをしている人って結構多いと思うのですが、電話がキライじゃないですか?少なくとも私は嫌いです……。会社員時代も新人の宿命である電話係が本当に嫌で嫌で。

それでも今は大分慣れてきました。アポ取りもメールだと相手の人物像がつかみにくいですが、電話だと「こんなしゃべり方の人なんだな」とわかります。それはおそらく相手にとっても同じでしょう。電話で先にやりとりをしておくだけで、「電話で話した人だ!」と思って取材時も会話がしやすいように思います。

アポ取りの難しさについてはまだいろいろあるのですが、今回は電話・メールのどっちがいいのか、これだけでと締めくくろうと思います。

 

 

 

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